Prawidłowe przygotowanie przesyłki reklamacyjnej pomaga przyspieszyć weryfikację zgłoszenia oraz ograniczyć ryzyko dodatkowych pytań i opóźnień.
Warto najpierw zgłosić reklamację
Przed wysłaniem produktu zalecamy wcześniejsze zgłoszenie reklamacji i oczekiwanie na dalsze instrukcje.
Pozwala to uniknąć problemów związanych z identyfikacją przesyłki, ustaleniem zakresu zgłoszenia oraz organizacją dalszego procesu reklamacyjnego.
W zależności od rodzaju problemu odesłanie produktu może być konieczne od razu lub dopiero na późniejszym etapie postępowania.
Wysyłka produktu bez wcześniejszych ustaleń
Możesz samodzielnie wysłać produkt do reklamacji, jednak zalecamy wcześniejszy kontakt i zgłoszenie reklamacji przed nadaniem przesyłki.
Pozwala to uniknąć problemów związanych z identyfikacją przesyłki oraz ustaleniem dalszego sposobu postępowania.
Jeżeli produkt zostanie wysłany bez wcześniejszych ustaleń, a reklamacja okaże się niezasadna lub zostanie odrzucona, koszty związane z wysyłką produktu ponosi nadawca przesyłki.
Odeślij kompletny zestaw
Jeżeli otrzymasz informację o konieczności odesłania produktu, zalecamy wysłanie kompletnego zestawu otrzymanego przy zakupie.
Dotyczy to między innymi:
-
akcesoriów,
-
przewodów,
-
zasilaczy,
-
adapterów,
-
elementów montażowych,
-
instrukcji,
-
dodatkowego wyposażenia dostarczonego wraz z produktem.
Przesłanie kompletnego zestawu może przyspieszyć obsługę reklamacji i ograniczyć ryzyko konieczności dodatkowego kontaktu w sprawie brakujących elementów.
W niektórych przypadkach dalsze postępowanie reklamacyjne lub realizacja uzgodnionego rozwiązania mogą wymagać zwrotu wszystkich elementów otrzymanych wraz z produktem.
Opisz zgłaszany problem
Warto dołączyć informacje pozwalające szybko zidentyfikować reklamację oraz zgłaszany problem.
Im dokładniejszy opis otrzymamy, tym łatwiej będzie odtworzyć zgłaszaną usterkę i przeprowadzić weryfikację.
Odpowiednio zabezpiecz przesyłkę
Produkt powinien zostać zabezpieczony na czas transportu w sposób chroniący go przed uszkodzeniem.
Jeżeli to możliwe, warto wykorzystać oryginalne opakowanie wraz z elementami zabezpieczającymi oraz dodatkowe opakowanie transportowe.
Przed nadaniem przesyłki warto również zapoznać się z wymaganiami wybranego przewoźnika dotyczącymi pakowania i zabezpieczania przesyłek.
Nie pisz po opakowaniu producenta
Nie zalecamy umieszczania napisów, numerów reklamacji, etykiet przewozowych ani taśm klejących bezpośrednio na fabrycznym opakowaniu produktu.
W tym celu najlepiej wykorzystać dodatkowe opakowanie transportowe.
Zachowaj numer śledzenia
Po nadaniu przesyłki zachowaj potwierdzenie nadania oraz numer śledzenia.
Dokumenty te mogą być potrzebne do monitorowania przesyłki oraz potwierdzenia jej dostarczenia.
Nie dołączaj przypadkowych przedmiotów
Do przesyłki reklamacyjnej należy dołączyć wyłącznie elementy związane z reklamowanym produktem.
Przedmioty niezwiązane z reklamacją mogą utrudnić identyfikację przesyłki i wydłużyć czas obsługi zgłoszenia.
Co dzieje się z produktem po zakończeniu reklamacji?
Po zakończeniu postępowania reklamacyjnego produkt powinien zostać przekazany klientowi zgodnie z przyjętym sposobem realizacji sprawy.
Jeżeli z przyczyn niezależnych od sprzedawcy nie jest to możliwe, produkt może zostać objęty odpłatnym przechowywaniem.
Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy:
-
klient nie odpowiada na wiadomości,
-
klient nie przekazuje danych niezbędnych do wysyłki,
-
podane dane są nieprawidłowe,
-
przesyłka nie została odbierana,
-
klient nie podejmuje działań umożliwiających zakończenie sprawy.
Koszty przechowywania oraz obsługi logistycznej mogą być naliczane zgodnie z rzeczywistymi kosztami ponoszonymi przez sprzedawcę.
Jeżeli wartość tych kosztów przekroczy wartość produktu, produkt może zostać zaliczony na poczet kosztów przechowywania i jego odzyskanie może nie być już możliwe.