Jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawie problemu z zamówieniem, dostawą, zwrotem lub reklamacją, odpowiednio przygotowane zgłoszenie może znacznie przyspieszyć rozwiązanie sprawy.
W przypadku prostych pytań nie ma potrzeby przygotowywania rozbudowanego zgłoszenia.
Opisz problem możliwie dokładnie
Warto opisać:
-
czego dotyczy problem,
-
kiedy został zauważony,
-
jakie działania zostały już wykonane,
-
jakie rozwiązanie chciałbyś uzyskać.
Im dokładniejszy opis otrzymamy, tym łatwiej będzie nam pomóc.
Podaj dane pozwalające zidentyfikować sprawę
W zależności od sytuacji mogą to być między innymi:
-
numer zamówienia,
-
numer faktury lub paragonu,
-
numer przesyłki,
-
numer reklamacji lub zwrotu.
Dołącz zdjęcia i dokumenty
Jeżeli problem dotyczy uszkodzenia, niekompletnej dostawy, reklamacji lub innych kwestii wymagających weryfikacji, warto od razu dołączyć zdjęcia oraz dokumenty związane ze sprawą.
Pozwala to uniknąć dodatkowej wymiany wiadomości i przyspiesza analizę zgłoszenia.
Jedna sprawa – jedno zgłoszenie
Jeżeli to możliwe, staraj się opisywać jedną sprawę w ramach jednego zgłoszenia.
Ułatwia to analizę problemu oraz pozwala szybciej odnaleźć wszystkie informacje związane z daną sprawą.
Przekazuj nowe informacje w istniejącej korespondencji
Jeżeli sprawa jest już obsługiwana, najlepiej odpowiadać w istniejącym wątku wiadomości.
Dzięki temu wszystkie informacje pozostają w jednym miejscu i mogą zostać szybciej przeanalizowane przez osobę prowadzącą sprawę.
Powiązane artykuły: